El éxito en un proceso de contratación no termina con la adjudicación del contrato. Firmarlo correctamente y gestionar su ejecución de manera eficiente son claves para construir una buena relación con las entidades contratantes y garantizar el cumplimiento de tus compromisos. A continuación, te explicamos los pasos esenciales y las mejores prácticas.

Firma del Contrato

1. Revisión Final del Contrato: Antes de firmar, asegúrate de:
   • Leer detalladamente cada cláusula.
   • Verificar que los términos coincidan con lo especificado en la adjudicación.
   • Confirmar que las fechas y condiciones de pago sean claras y razonables.
2. Firma Electrónica:
   • Utiliza tu firma electrónica registrada en el SECOP II para formalizar el contrato.
   • Asegúrate de que tu dispositivo cumple con los requisitos técnicos para realizar la firma sin inconvenientes.
3. Documentación Soporte:
   • Guarda copias digitales y físicas del contrato firmado.
   • Organiza la documentación requerida para futuras auditorías o revisiones.

Mejores Prácticas para la Gestión Contractual

1. Cumplimiento de los Plazos:
   • Diseña un cronograma detallado para garantizar que las entregas se realicen dentro de las fechas pactadas.
   • Comunícate constantemente con la entidad contratante para informar avances o posibles retrasos.
2. Gestor de Contratos:
   • Designa a una persona responsable de supervisar la ejecución del contrato y ser el punto de contacto principal.
3. Seguimiento Documentado:
   • Lleva un registro de todas las comunicaciones, entregas y actividades realizadas en el marco del contrato.
   • Utiliza herramientas digitales para gestionar y almacenar esta información de manera organizada.
4. Resolución de Conflictos:
   • Anticipa posibles diferencias interpretativas sobre el contrato y acuerda métodos de resolución desde el principio.

¿Qué hacer si la plataforma no funciona?

En ocasiones, pueden surgir problemas técnicos al usar el SECOP II. Aquí tienes algunas recomendaciones para resolverlos:

1. Verifica tu Conexión a Internet: Asegúrate de que tu red sea estable y prueba en diferentes navegadores web compatibles con el SECOP II.
2. Soporte Técnico del SECOP II:
   • Comunícate con la mesa de ayuda al teléfono oficial o a través de los canales de atención publicados en el portal.
   • Documenta el problema (capturas de pantalla, errores mostrados) para facilitar la asistencia técnica.
3. Plazos de Entrega:
   • Si un error en la plataforma está afectando el cumplimiento de un plazo, informa a la entidad contratante inmediatamente mediante los canales oficiales.

Recuperación de Contraseñas y Acceso

1. Proceso de Recuperación:
   • Dirígete a la página de inicio de sesión del SECOP II y selecciona “Recuperar contraseña”.
   • Ingresa el correo electrónico registrado y sigue las instrucciones enviadas a tu bandeja de entrada.
2. Verificación de Correo Electrónico:
   • Asegúrate de revisar las carpetas de spam o correos no deseados si no encuentras el mensaje.
3. Actualización de Datos:
   • Una vez recuperado el acceso, verifica que todos tus datos estén actualizados y correctos para evitar futuros inconvenientes.

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